Ticketor - إلغاء الحدث

Corona virus or other temporary event interruptions - What to do and best practices

As many businesses are getting affected by this virus, event organizers are among the ones who are hit the hardest, with many events postpones or cancelled.

On the other side, are millions of ticket buyers who are isolated at home and are craving some sort of entertainment and activity.

What can you do to minimize the damage?

1- Move your event online:

Thanks to the technology, a lot of events can be performed online. Events such as conferences, speeches, most classes, stand-up comedies or even music, concerts, shows and performing events.

Events can be streamed through social media or YouTube or in video conferencing services such as Zoom or Webex.

Can your event be performed online? Be creative and find solutions to keep your business going.

You can keep selling tickets through your Ticketor website. Create a venue and call it "Online".

You can communicate the link to attend the event in different ways:

1- Edit the event and put the instruction and link in "After Purchase Notes" so the buyer will receive the information on their confirmation page.

2- Or keep the information confidential and send an email to them a few hours before the event using the Newsletter feature with the link and instruction to attend.

Some of the streaming services, allow you to limit the attendance to certain people. In that case you can download the Admission List and upload it to the streaming service so only people who purchased the tickets can attend.

2- Postpone the event instead of cancelling

Cancelling the event will cost you the payment processor fees as well as loss of current sold tickets as most payment processors do not refund the collected fees.

Moreover, you have to have enough cash available in your account to refund the tickets.

If postponing the event is an option for you, the buyers can keep their tickets and seats until new date is announced.

Most organizers are trying this approach and most buyers are understanding and cooperative.

Some suggestions if you need to postpone the event:

1. Edit the event and from the details tab, add a red ribbon with the word "Postponed". Potentially add "Postponed" to the event title as well.
2. In the event description, explain that the event is postponed and why and that the new date will be announced later and that the tickets will be valid for the new date and the buyers will keep their seats.
3. If you want to stop the sales, set the "Sales end date" for the event to the past.
4. If you have a new date change the event date, otherwise potentially change the date to an approximate date or keep the current date.
5. Use the newsletter to send emails to people who purchased tickets to the postponed events and let them know about the date change.
6. If necessary, you can process refunds or exchanges on a case by case basis. Optionally you can send out an email and asking anybody who needs a refund to respond to that email.
7. Potentially you can edit the events Return Policy or Exchange Policy and allow the buyers to return or exchange their tickets in a self-service manner.

When the new date is confirmed, edit the event, change the date, change the sales end date, update the event description, remove the red ribbon or update it to "New date".

All tickets will remain valid for the new date. The buyers do not have to re-print their tickets, however, if they do, they will get the tickets with the new date on them.

Note that:

1- You can adjust the refund amount to any amount that you want to refund. The refund amount can be any amount between zero and the invoice amount. So you have full control on how much you want to refund.

Some common options are refunding full amount, refunding full amount minus the service charge.

2- Refunds can be made toward Store Credit or Refund to buyers credit card.

The buyer can use the store credit to purchase tickets later on your site.

If a purchase is made using the store credit, no payment processing fee and no Ticketor fee applies to the amount paid by the store credit. So if returning for Store Credit is an option, you can save some fees by doing so.

ماذا أفعل إذا تم إلغاء الحدث الخاص بي؟

قد يتم إلغاء الأحداث أو تأجيلها لأسباب مختلفة. ما تفعله في حالة تأجيل الحدث أو إلغاؤه هو أمر متروك لك ولإستراتيجيات عملك. لا يجبرك تيكتور على اتخاذ أي إجراء، ولكننا نوفر لك الأدوات اللازمة لإبلاغ المشترين بشكل صحيح بالإلغاء واسترداد قيمة التذاكر.

تأجيل الفعالية:

إذا كنت تفكر في تأجيل حدث إلى تاريخ آخر، يمكنك ببساطة تعديل الحدث وتغيير التاريخ. ستبقى جميع التذاكر المباعة صالحة وقابلة للمسح الضوئي. إذا تمكن المشتري من الوصول إلى التذكرة بعد تغيير التاريخ أو إعادة طباعة التذكرة، فسيكون للتذاكر التاريخ الجديد.

يمكنك إبلاغ المشترين بالتاريخ الجديد أو اتباع تعليمات رد الأموال لرد الأموال لأولئك الذين قد لا يكونون سعداء بتغيير التاريخ.

لإرسال بريد إلكتروني، ما عليك سوى استخدام لوحة التحكم -> الأحداث & الأماكن -> قائمة بريدية وأرسل بريدًا إلكترونيًا إلى جميع الأشخاص الذين يشترون تذاكر لهذا الحدث المحدد، واشرح الإلغاء ومتى وكيف سيتم استرداد الأموال.

إلغاء حدث:

يقوم معظم المنظمين بإبلاغ المشترين بإلغاء الحدث بمجرد حدوثه وإعلامهم بأنه سيتم استرداد أموالك في غضون أيام قليلة. سيؤدي ذلك إلى تقليل فرصة حدوث أي نزاع محتمل بشأن بطاقة الائتمان أو إعادة تحميلها.

1. قم بتحرير الحدث وتعيين "تاريخ انتهاء المبيعات" على الماضي حتى تتوقف المبيعات. قد ترغب أيضًا في تحديث العنوان وإضافة "تم الإلغاء" إلى العنوان. يمكنك أيضًا توضيح سبب الإلغاء ومتى يتوقع المشترون استرداد الأموال في وصف الحدث أو العنوان.
2. لإلغاء أو استرداد الفواتير، اتبع التعليمات الموجودة في لوحة التحكم> مساعدة & دعم> مساعدة & التعليمات> إرجاع أو استبدال التذاكر / إبطال الفواتير. ستظهر المبالغ المستردة من بطاقة الائتمان في بيان المشتري في غضون أيام قليلة. لذلك، قد ترغب في أن تطلب من المشترين التحلي بالصبر والانتظار بضعة أيام لرؤية رد الأموال.

يقوم تيكتور برد الرسوم الخاصة بك عندما تقوم بإعادة التذاكر إلى بطاقة ائتمان المشترين، إلا أن معظم معالجات الدفع لا تقوم برد الرسوم الخاصة بك. قد يتقاضى البعض رسومًا مقابل معاملات الاسترداد.

لتجنب هذه الرسوم، يجب أن تبذل قصارى جهدك لتجنب الإلغاء، وإذا أمكن تأجيل الحدث بدلاً من الإلغاء.

يمكنك أيضًا التفكير في استرداد تذاكر رصيد المتجر حتى يتمكن المشتري من استخدام الرصيد لشراء تذاكر لأحداثك الأخرى حتى تتجنب جميع رسوم معالج الدفع.

إذا قمت برد تذكرة، فسيتم رد رسوم تيكتور فقط كرصيد في حسابك والذي يمكن استخدامه لدفع فواتيرك الإضافية. لا يعيد تيكتور الرسوم إلى بطاقتك الائتمانية أو باي بال ولا تصدر شيكات استرداد الأموال.